Was ist Desk Sharing? Definition & Praxistipps 2026

Desk Sharing (häufig auch als Shared Desk oder Hot Desking genannt) ist ein flexibles Raum- und Arbeitskonzept für die moderne Arbeitswelt, bei dem die Belegschaft keinen festen Arbeitsplatz im Büro mehr hat. Sie wählen ihren Schreibtisch jeden Tag neu aus einem Pool an frei verfügbaren Plätzen, oftmals unterstützt durch ein digitales Buchungssystem. Für Schweizer Unternehmen ist dieses Modell eine strategische Antwort auf den Trend zum Homeoffice und eine effektive Methode, um teure Büroflächen effizienter zu nutzen.

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Desk Sharing einfach erklärt

In der praktischen Umsetzung bricht Desk Sharing mit der klassischen Büroorganisation. Niemand hat mehr ein Namensschild oder persönliche Gegenstände an einem spezifischen Schreibtisch. Mitarbeitende kommen morgens ins Büro, loggen ihr Notebook am gewünschten Arbeitsplatz ein (Plug-and-Play) und räumen diesen abends wieder komplett leer (Clean-Desk-Policy), damit dieser geteilt werden kann.

Das Konzept erfordert ein massives Umdenken in der technischen und räumlichen Infrastruktur. Es braucht ein reibungsloses WLAN, cloudbasierte Telefonie und oft eine Buchungs-App. Gekoppelt wird dies in modernen HR-Abteilungen häufig mit agilen Methoden wie Design Thinking HR, um eine durchlässigere, kreativere Kultur zu schaffen, in der sich Abteilungen auf der Fläche ganz natürlich vermischen.

Oft ist reines Hot Desking nur der Einstieg. Viele Firmen gehen zum Activity Based Working über. Hier bietet die Bürofläche neben den geteilten Standard-Tischen auch Fokus-Räume für tiefe Konzentration, offene Lounges für Brainstormings und schallisolierte Boxen für Videocalls. Gesteuert wird die Anwesenheit der Belegschaft in der Regel über ein zentrales Arbeitszeitkonto, das hybride Arbeitsmodelle (Büro und Remote Work) nahtlos abbildet.

Desk Sharing vs. Co-Working: Bei Desk Sharing teilen sich ausschliesslich die Angestellten einer einzigen Firma die internen Räumlichkeiten. Bei einem Co-Working-Space mietet sich die Firma hingegen externe Tische, die sie sich mit völlig fremden Start-ups, Freelancern und Unternehmen teilt.

Laut Erhebungen der Hochschule Luzern (HSLU) und Deloitte haben seit der Normalisierung hybrider Arbeitsformen über 45 % der Schweizer Grossunternehmen feste Arbeitsplätze abgeschafft oder planen dies zeitnah umzusetzen.

Vor- und Nachteile von Desk Sharing

✅ Vorteile	❌ Nachteile
Flächenoptimierung: Da nie alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Homeoffice oder im Büro sind, sinken die teuren Mietkosten für Geschäftsräume.	Identitätsverlust: Ohne eigenen Schreibtisch fühlen sich einige Mitarbeitende im Betrieb heimatlos oder entwurzelt.
Abbau von Silodenken: Man sitzt täglich neben anderen Kollegen aus einer anderen Abteilung, was den informellen Wissensaustausch massiv beschleunigt und die Produktivität steigern kann.	Clean-Desk-Frust: Das ständige Auf- und Abbauen von Laptops und Arbeitsmaterialien am Tagesrand kostet Zeit und nervt viele.
Attraktive Arbeitsumgebung: Gesparte Mietgelder können in hochwertige Begegnungszonen und modernste IT-Infrastruktur investiert werden, um die Flexibilität zu fördern.	Hygienische Herausforderungen: Geteilte Tastaturen und Tische erfordern ein deutlich intensiveres und teureres Reinigungsintervall.

Desk Sharing in der Praxis: Tipps für Schweizer Unternehmen

Homezones für Abteilungen definieren
Völlig freies Mischen der gesamten Belegschaft führt oft zu organisatorischem Chaos. Etabliere stattdessen sogenannte «Homezones». Das bedeutet, das Marketing-Team hat seinen fixen Bereich, innerhalb dessen aber die Tische geteilt werden. So wissen die Mitarbeitenden morgens grob, wo sie ihre direkten Ansprechpartner finden.
Abschliessbare Lockers bereitstellen
Wenn der Rollcontainer am eigenen Tisch wegfällt, braucht das Personal zwingend Ersatz. Stelle im Eingangsbereich ausreichend grosszügige Schliessfächer (Lockers) zur Verfügung. Dort können Mitarbeitende nach Feierabend ihre Laptoptaschen, private Sportsachen oder vertrauliche Dokumente sicher wegschliessen.
Spielregeln (Etikette) gemeinsam erarbeiten
Führe das System nicht einfach von oben herab ein. Erarbeite mit dem Team klare Verhaltensregeln: Wo darf laut telefoniert werden? Wer reinigt den Tisch nach Gebrauch? Wie lange darf ein Tisch «reserviert» werden, wenn man im Meeting ist? Solche gemeinsamen Regeln erhöhen die Akzeptanz des neuen Modells dramatisch.

Warum ist Desk Sharing für Unternehmen wichtig?

Die Präsenzkultur in Schweizer Büros hat sich dauerhaft verändert. Wenn Mitarbeitende durchschnittlich zwei bis drei Tage pro Woche im Homeoffice verbringen, stehen klassische Büros zur Hälfte leer. In Hochpreisregionen wie Zürich oder Zug ist es für Unternehmen wirtschaftlich kaum noch vertretbar, für diese ungenutzten Flächen immense Mieten zu bezahlen. Desk Sharing ist die finanzielle Lösung für dieses Problem. Doch der Wert geht über Kosteneinsparungen hinaus: Es ist ein starkes Signal der Modernisierung. Wer das Einzelbüro des Direktors abschafft und ihn an den langen Tisch zu den Praktikanten setzt, bricht verstaubte Hierarchien auf und positioniert sich am Arbeitsmarkt als durchlässiger, agiler und moderner Arbeitgeber.

Häufig gestellte Fragen zu Desk Sharing

Wie viel Geld sparen Unternehmen durch Desk Sharing?

Das Einsparpotenzial bei den Immobilien- und Infrastrukturkosten ist immens. In der Schweiz rechnen viele Betriebe mit einer Sharing Ratio von 0,6 bis 0,8 (also 60 bis 80 Tische für 100 Personen). Dadurch können die fixen Miet- und Betriebsausgaben um rund 20 % bis 30 % gesenkt werden, was gerade in Hochpreisregionen wie Zürich oder Genf rasch hunderttausende Franken pro Jahr ausmacht.

Ist eine App für das Platzbuchen zwingend nötig?

In sehr kleinen Teams kann das First-Come-First-Serve-Prinzip funktionieren. Ab einer Grösse von etwa 20 Mitarbeitenden auf derselben Fläche ist eine professionelle Desk-Booking-Software jedoch stark zu empfehlen. Sie verhindert Frustration am Morgen und liefert dem Management wertvolle Nutzungsdaten für die zukünftige Flächenplanung.

Wie funktioniert Desk Sharing mit dem Datenschutz?

Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) erfordert bei diesem Modell höchste Disziplin. Da Tische gewechselt werden, gilt eine strikte Clean-Desk-Policy. Vertrauliche Akten, Kundendaten oder HR-Dossiers dürfen beim Verlassen des Platzes niemals offen liegen bleiben, sondern müssen in persönlichen Schliessfächern (Lockers) diebstahlsicher verstaut werden.

Welche Anforderungen stellt das Arbeitsgesetz an die geteilten Plätze?

Die Vorgaben des SECO bezüglich Ergonomie und Gesundheitsschutz gelten vollumfänglich weiter. Jeder Arbeitsplatz muss sich sofort an die physischen Bedürfnisse wechselnder Personen anpassen lassen. Elektrisch höhenverstellbare Stehpulte, ergonomische Drehstühle und individuell einstellbare Bildschirme sind zwingende Voraussetzungen, um gesundheitliche Beschwerden zu verhindern.

Wie verändert sich die Führungskultur durch Desk Sharing?

Das Modell erfordert einen massiven kulturellen Wandel. Die Führungskräfte geben ihr Einzelbüro auf und mischen sich unter das Team. Dies fördert eine Führungsebene auf Augenhöhe, bedingt aber auch, dass Vorgesetzte lernen müssen, ihre Teams über Management by Objectives zu steuern und nicht mehr über reine physische Präsenzkontrolle.

Wo liegt der Unterschied zu Activity Based Working?

Desk Sharing ist lediglich das Teilen von Tischen. Activity Based Working (tätigkeitsbasiertes Arbeiten) ist die Evolution dieses Konzepts: Das Büro wird in verschiedene funktionale Zonen unterteilt. Der Mitarbeitende wählt seinen Ort nicht nur nach Verfügbarkeit, sondern danach, ob er gerade absolute Ruhe, laute Telefongespräche oder kreative Teamarbeit benötigt.